Personeelsplanning en -beheer bij Sportcentrum Hoorn.

Vandaag de dag staan sportscholen en fitnessclubs voor een aardige uitdaging op het gebied van personeelsbeheer. De welbekende obstakels als arbeidskrapte, hoge verlooppercentages, en stijgende kosten heeft elke fitnessondernemer wel eens een keer in de weg gezeten. Het liefst zou iedereen een simpele oplossing willen hebben voor dit probleem om zo kosten en tijd te besparen. Veel fitnessclubs gebruiken nog Excelsheets om hun personeelsplanning te beheren, maar dit kan leiden tot fouten en onoverzichtelijke situaties. Daarom deel ik de mogelijkheden van een strakke en efficiënte personeelsplanning.

Waarom is grip op je personeel en kosten zo belangrijk?

Zoals jij waarschijnlijk herkent, is een groot probleem in de fitnessbranche gerelateerd aan personeelsplanning en kostenbeheer. Met 110 vacatures per 100 werklozen in 2024**, is het vinden en behouden van gekwalificeerd personeel is een van de grootste uitdagingen van vandaag de dag. Daarbij komt ook nog eens kijken dat ongeveer 22% van de werknemers een baan binnen de eerste anderhalf jaar verlaat* en het inhuren van vervanging wel 1,5 tot 3 keer het salaris kan kosten*. 

Dit kan zorgen voor planningsproblemen en hogere kosten. Het gebruik van een onoverzichtelijk of handmatig systeem voor planning en kosten speelt ook een rol hierin. We zijn allemaal mensen en maken daarom zo nu en dan, hoe goed je ook je best doet, fouten die hier ook invloed hebben. Als je al deze factoren in overweging neemt, wordt het cruciale belang van een optimale personeelsplanning en een sterke grip op de kosten al snel duidelijk.

Waar liep Sportcentrum Hoorn tegenaan in de personeelsplanning en kosten?

Rick Vlaar van Sportcentrum Hoorn deelde recent hoe hij met zijn team deze uitdagingen in personeelsbeheer heeft aangepakt. Als fitnessondernemer met 140 groepslessen per week en 16 medewerkers, was Sportcentrum Hoorn een perfect voorbeeld van hoe een efficiënte personeelsplanning een wereld van verschil kan maken.

Eerder werkten zij met losse programma’s en Excelsheets voor hun personeelsbeheer. Met het grote aantal wekelijkse groepslessen en medewerkers was het lastig om overzicht te houden. Met zo’n drukke planning zijn er veel mutaties die altijd handmatig werden bijgehouden.

Naast het feit dat het enorm tijdrovend was, was het ook een uitdaging om een antwoord te vinden op de vraagstukken die voorkwamen. Welke ruimtes zijn vrij? Zijn alle lessen en het juiste personeel ingepland? Zijn er gaten in het rooster dat gevuld moeten worden? Er was een duidelijke behoefte aan een overzichtelijke, efficiënte oplossing voor deze problemen.

Tegenwoordig heeft Rick een efficiënt personeelsbeheer waar personeel, ruimtes, lessen en alle andere aspecten van de planning op een overzichtelijke manier op een rijtje worden gezet. Dit levert niet alleen tijd en rust op, maar ook helpt het met beantwoorden van de vraagstukken die nog steeds voorkomen.

Wat kan ik met de ClubPlanner personeelsmodule?

Misschien komt het voorbeeld van Sportcentrum Hoorn je bekend voor. Maar wat voor veranderingen en voordelen moet je je voorstellen? Onze personeelsmodule biedt veel handige en praktische oplossingen:

Efficiënt roosters beheren: De kapstok van de dagelijkse planning binnen jouw club kan als standaardrooster worden ingevoerd. Hiermee kun je automatisch dit rooster vastzetten voor meerdere weken.

Daardoor hoef je alleen nog maar de variabele onderdelen en eventuele veranderingen door te voeren. Dit bespaart tijd en voorkomt fouten bij het handmatig invoeren van roosters.

Contracturen inplannen en overwerk registreren: Je kan een zo gehete ‘medewerkerskaart’ maken voor al je medewerkers. Hierin voeg je per medewerker de contracten toe. Zo weet het systeem relevante informatie voor de personeelsplanning en het roosterbeheer, zoals arbeidsovereenkomsten, wekelijkse contracturen, verlof/verzuim, etc.

Hiermee houdt het systeem automatisch de gewerkte uren bij en vergelijkt deze met de contracturen. Dit geeft duidelijk inzicht in overwerk, onderbezetting en afwezigheden door verlof, verzuim, of vakantie. Dit helpt om personeelskosten en planning nauwkeurig te beheren.

Beschikbaarheid zien en vervanging regelen: Beschikbaarheid en vaardigheden van medewerkers kunnen ook worden toegevoegd aan medewerkerskaarten. Dit maakt het zoeken naar vervanging bij ziekte of afwezigheid heel makkelijk en snel.

Het systeem laat een overzicht zien van geplande uren zonder toegewezen medewerker waar vervanging nodig is. Door de beschikbare medewerkers voor te stellen, met de benodigde vaardigheden voor de geplande lessen of afspraken, kan er altijd gelijk actie worden ondernomen.

Hiermee worden gaten in roosters snel gevuld en voorkom je gaten in de planning. Naast dat er dan voor de openstaande uren snel vervangers kunnen worden geregeld, houdt het systeem ook per medewerker bij hoeveel ziekte- en verlofuren er worden gemaakt.

Door optimaal gebruik te maken van de personeelsmodule, bespaar je tijd en voorkom je fouten. Aan het eind van de maand kunnen de roosters en gewerkte uren, inclusief verlof, verzuim en vakantie, geëxporteerd worden voor de salarisadministratie. Hiermee zorg je ervoor dat handmatige fouten worden voorkomen en ook dat proces snel en efficiënt verloopt.

Praktische tips voor implementatie

Het succes van een nieuw systeem hangt af van de betrokkenheid van het personeel. Hierbij 3 praktische tips vanuit Rick voor een optimale en efficiënte implementatie van een geautomatiseerd systeem:

Besteed veel tijd aan de basis: Een sterke basis bedenken, opzetten en communiceren met je team is van groot belang voor het effectief gebruik van de personeelsmodule. Denk aan de voorkant goed na over welke activiteiten en ruimtes er zijn, en vooral welke wel of niet nodig zijn. De kunst is om zo kort en bondig mogelijk te zijn hierin en daarom is een sterke basis zo belangrijk. Als het duidelijk is hoe iedereen in het team met het systeem gaat werken, zorg je dat iedereen optimaal gebruik ervan maakt.

1. Denk goed na over eenmalige of meervoudige gebeurtenissen: Om een stevige basis neer te zetten, is het van belang dat alle eenmalige en meervoudige gebeurtenissen op een rijtje worden gezet. Eenmalige gebeurtenissen, zoals een taak om de vloer poetsen, hoeven niet meegenomen te worden in de personeelsmodule. Waar de personeelsmodule het meest effectief voor werkt en is bedoeld, zijn de meervoudige gebeurtenissen.

Denk hierbij aan afspraken en groepslessen, maar ook de veelvoorkomende eenmalige gebeurtenissen. Dit duidelijk scheiden en invoeren in het systeem, gaat hand in hand met tip 1: begin met een sterke basis. Hiermee bespaar je veel tijd in de toekomst.  

2. Besteed veel aandacht aan je personeel, jouw ‘way of working’ in de club: Deze laatste tip gaat over het belang van de aandacht en tijd die je besteed aan het inlichten en inwerken van je team. Nadat de basis gelegd is en de belangrijkste gebeurtenissen duidelijk gescheiden zijn, is het belangrijk om je personeel mee te nemen in je gedachtes en de ontwikkelingen rondom het systeem. Als niet alles duidelijk is voor je personeel, zal de personeelsmodule niet zijn optimale effect hebben.

3. Als je iets nieuws wilt gebruiken of toevoegen, introduceer het binnen het team: Geef iedereen de ruimte om zelf uit te zoeken hoe het werkt en geef daarna de nodige sturing en steun die het team nodig heeft. Zo voorkom je dat je team het systeem niet begrijpt of (optimaal) gebruikt zoals jij dat wilt.  

Met deze praktische tips wordt het gebruik van de personeelsmodule en het proces rondom de inrichting daarvan, duidelijk gecommuniceerd met je team. Zo voorkom je moeilijkheden in de toekomst en zorg je voor een optimaal personeelsbeheer.

Conclusie: Grip op je personeelsplanning = Grip op je kosten

Efficiënte personeelsplanning is essentieel voor het verlagen van personeelskosten en het leiden van een team. Door processen te automatiseren en duidelijk te communiceren, kun je niet alleen de druk op je medewerkers verminderen, maar ook kosten beheersen en personeel beter behouden.  

Ben jij klaar om de stap te zetten naar efficiëntere personeelsplanning en zo kosten te besparen? Graag kom ik in contact met je via lisa@clubplanner.com (of via ons algemene contact) en deel ik nog meer succesvolle voorbeelden met je.

*managementstudyguide.com, zipflix.nl

**CBS, 2024